Blog Sivitas


Unit Kepegawaian adalah satuan kerja yang berperan penting dalam
pengelolaan sumber daya manusia dari sebuah organisasi. Baik tidaknya kualitas
pegawai suatu organisasi, banyak dipengaruhi dari kualitas manajemen pegawai
oleh unit kepegawaian organisasi itu sendiri. Kualitas sumber daya manusia yang
kurang baik akan berakibat pada kualitas hasil kerja dan dampaknya akan
mengakibatkan efek negatif bagi organisasi. Manajemen pegawai berawal dari
pengelolaan data kepegawaian yang baik dan tercatat, sehingga perkembangan
dan riwayat pegawai mulai dari perekrutan awal sebagai CPNS, peningkatan
potensi dengan pelatihan dan diklat, penghargaan dan hukuman hingga mutasi
keluar dapat terpantau dan terukur melalui catatan data yang ada. Apabila
manajemen pegawai baik, maka pegawai yang dihasilkan adalah pegawai yang
handal dengan kualitas dan tingkat kedisiplinan yang baik.



Indonesia saat ini memiliki jumlah pegawai yang berstatus Pegawai Negeri SIpil lebih dari 5 Juta orang pegawai. Untuk mengelola pegawai dengan jumlah tersebut, Instansi Pemerintah atau Pemda biasanya memiliki unit kepegawaian dimana dalam kesehariannya mengurusi
masalah-masalah pegawai yang dalam kurun waktu lima tahun terakhir rata-rata
jumlah pegawai yang pensiun mencapai peningkatan dikarenakan adanya gelombang pengangkatan PNS serempak padaa waktu dahulu. Selain mengangani
masalah pensiun, masalah penempatan orang pada jabatan tertentu juga menjadi
masalah serius karena tidak adanya ukuran untuk menilai seseorang apakah layak
atau tidak menempati jabatan tertentu. Pemetaan kebutuhan pegawai yang
nantinya akan dijadikan dasar dalam penentuan jumlah pegawai yang direkrut
sebagai Pegawai Negeri Sipil ataupun jenis pegawai lain juga menjadi dasar
masalah karena tidak ada rekaman yang dapat dengan mudah dilihat mengenai
persebaran orang dan jabatan. Proses pemetaan biasanya didasarkan atas beban
kerja yang diperhitungkan dengan tenaga yang ada saat ini. Analisa ini
membutuhkan data yang akurat agar hasil dari analisa tersebut dapat benar-benar
mengatasi masalah yang ada. Tidak adanya standarisasi data pegawai dan masih
manualnya pengelolaan arsip pegawai terkadang memberikan hambatan pada saat
proses analisa berlangsung. Hal ini akan berdampak pada keakuratan dan lamanya
proses dalam penyusunan analisa kebutuhan pegawai. Sedangkan pengajuan
pegawai setelah moratorium pegawai yang diberlakukan pemerintah sangat
menuntut keakuratan hasil analisa tersebut.



Presensi Pegawai yang menjadi salah satu indikator dalam perhitungan
besaran tunjangan kinerja dalam rangka pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor
81 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2015 juga berada dalam
kewenangan unit kepegawaian. Beberapa Instansi Pemerintahan baik kementrian maupun non kementrian sudah menerapkan reformasi birokrasi berdasarkan peraturan presiden masing-masing kementrian. Dengan adanya
peraturan presiden tersebut, seluruh pegawai pada instansi yang menerapkan reformasi birokrasi harus menerapkan aturan-aturan
yang berkaitan dengan tujuan reformasi birokrasi seperti disiplin dalam kehadiran,peningkatan kinerja dengan sasaran pokok kerja individu, serta peningkatan kualitas pelayanan terhadap masyarakat. Selain kewajiban tersebut, Pegawai juga berhak menerima tunjangan kinerja yang merupakan hasil dari perubahan yang sudah dilakukan. Setiap keterlambatan dan kehadiran akan berpengaruh dalam pemotongan tunjangan kinerja. Pemotongan tunjangan kinerja tersebut dipengaruhi oleh jumlah cuti dan ijin pegawai. Pengelolaan manual mengenai ijin dan cuti oleh Unit Kepegawaian pada beberapa instansi pemerintah, selama ini masih mengalami banyak kendala seperti hilangnya catatan data cuti dan ijin yang berdampak pada ketidakakuratan pemotongan tunjangan kinerja hingga lamanya proses perhitungan cuti dan ijin.



Dalam pelaksanaan tugas, saat ini Unit Kepegawaian dari beberapa kementrian lembaga mulai menggunakan beberapa aplikasi untuk membantu Administrasi Kepegawaian. Ada pula Sistem Informasi Kepegawaian Badan Kepegawaian
Negara (SAPK BKN) yang merupakan aplikasi Badan Kepegawaian Negara
dimana memiliki fungsi untuk mengajukan Pensiun secara online. Aplikasi-aplikasi
yang dikembangkan sebaiknya memfasilitasi berbagai macam riwayat yang berkaitan dengan proses internal di satuan kerja seperti pendataan riwayat pegawai masuk sebagai cpns, pegawai pindah, pegawai berubah jabatan internal, hingga riwayat ijin dan cuti .Selain itu, pengelolaan berkas-berkas terkait pegawai juga sudah mulai harus dikonversi dari manual menjadi digital. Sehingga efisiensi waktu pencarian data masih sangat dicapai.



Masalah besar yang banyak dialami oleh administrasi kepegawaian suatu lembaga adalah manajemen berkas kepegawaian. Hampir sebagian besar instansi pemerintah ( tidak semua ) mulai memperhatikan pentingnya manajemen berkas kepegawaian guna untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia yang baik. Selain itu, ketika Unit kepegawaian ingin melaksanakan tugas seperti mengajukan kenaikan pangkat pegawai, apabila kondisi berkas tidak memiliki manajemen yang baik maka akan menghabiskan waktu lama untuk membongkar kembali file pegawai tersebut. Akan lebih memakan waktu lagi apabila yang diurus adalah proses pensiun pegawai. Beberapa hal yang terjadi adalah hilangnya data atau tidak ditemukannya posisi berkas, sehingga Unit Kepegawaian akan meminta kembali berkas pada pegawai yang tentunya bila terjadi berulang--ulang akan menurunkan kepercayaan kualitas pelayanan Unit Kepegawian.



Selain manajemen berkas, kemudahan dalam akses riwayat pegawai akan memiliki peranan penting ketika kita akan menyusun perencanaan kebutuhan pegawai, melihat waktu oensiun atau mutasi pegawai bahkan hingga perencanaan kenaikan pangkat atau jabatan pegawai. Riwayat pegawai tentunya banyak memperlihatkan kualitas pegawai apakah cocok untuk diberi promosi ataupun tidak. Riwayat prestasi/penghargaan hingga riwayat hukuman dapat menjadi masukan untuk Unit Kepegawaian mengatasi Seorang pegawai dalam kondisi konseling. Ketika penempatan Sumber Daya Manusia sudah pada kondisi yang tepat sesuai kinerja dan kemampuan dan bukan hanya atas faktor kedekatan dan ABS ( asal Bapak Senang ), maka Reformasi Birokrasi yang dicanangkan pemerintah sudah mendekati kesuksesan. Pelayanan terhadap masyarakat juga akan meningkat karena semua urusan sudah ditangani oleh orang-orang yang berkualitas dan posisi yang tepat.



Sistem Informasi Kepegawaian adalah sebuah aplikasi yang sudah mulai banyak dikembangkan pada instansi pemerintah akhir-akhir ini. Namun penggunaan dan upaya optimal sistem Informasi Kepegawaian belum dilaksanakan secara baik. Sistem Informasi yang memiliki paket lengkap juga jarang ditemukan. Sistem Informasi Kepegawaian akan menjadi solusi dan membantu kinerja unit kepegawaian ketika data-data terkait perubahan pada sistem informasi kepegawian rajin mengalami perubahan seiring data pegawai. Bukan tidak mungkin Suksesnya reformasi birokrasi sebuah instansi pemerintah berawal dari Baik atau tidaknya manajemen administrasi kepegawian. Salam perubahan untuk indonesia lebih baik.[HA]


about author

Heri Apriyanto S.Kom.

198904072010121002

Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi

Komentar (0)

Bagaimana Reaksi Anda Tentang Blog ini?


Tinggalkan Komentar

gambar

Komentar di Facebook
jQuery cookie Style Colors Switcher